CDD - Assistante administrative et commerciale

Vos missions 

Gestion administrative et financière des formations 

• Assurer la gestion administrative et financière des actions de formation ; 
• Établir les conventions et contrats de formation ; 
• Assurer le suivi et la conformité des dossiers selon les exigences du référentiel Qualiopi ; 
• Gérer la facturation et assurer le suivi des règlements ; 
• Assurer le suivi administratif des apprenants : dossiers, émargements, attestations, présences, archivage ; 
• Préparer et transmettre les documents nécessaires aux clients, financeurs et partenaires ; 
• Effectuer les relances en cas d’impayés. 
• Organisation et logistique des formations 
• Organiser la logistique nécessaire au bon déroulement des formations ; 
• Gérer et mettre à jour les plannings des formateurs ; 
• Organiser et préparer les salles : réservation, installation et repas ; 
• Préparer les supports et documents pédagogiques ; 
• Participer à l’organisation des événements liés à l’activité : portes ouvertes, réunions, salons professionnels, etc. ; 
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les apprenants, formateurs, clients et partenaires. 

Suivi commercial et relation client 

• Accueillir et renseigner les clients, prospects, entreprises et partenaires par téléphone, courriel ou en présentiel ; 
• Identifier les besoins et orienter les clients vers les formations ou prestations adaptées ; 
• Préparer et transmettre les devis et propositions commerciales ; 
• Assurer le suivi des devis, commandes et dossiers clients ; 
• Effectuer les relances commerciales ; 
• Mettre à jour les fichiers clients et prospects ainsi que les outils de suivi commercial ; 
• Participer aux actions de prospection et de fidélisation ; 
• Contribuer à la promotion de l’offre de formation et des événements ; 
• Participer à la préparation des réponses aux appels d’offres ; 
• Assurer le suivi de la relation client, de la première demande jusqu’à la clôture de la prestation ; 
• Produire des tableaux de bord et rendre compte de l’activité commerciale. 

Qualité et amélioration continue 

• Contribuer au maintien de la certification Qualiopi ; 
• Analyser les retours des stagiaires, clients et partenaires ; 
• Traiter les réclamations et identifier les éventuels motifs d’insatisfaction ; 
• Proposer et mettre en œuvre des actions d’amélioration ; 
• Participer au suivi des indicateurs qualité, administratifs et commerciaux. 

Votre profil  
Vous appréciez les missions polyvalentes mêlant gestion administrative, relation client et organisation ? Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens des priorités et savez faire preuve d’autonomie et de réactivité dans la gestion de vos missions ? 
Vous avez une bonne connaissance du secteur de la formation professionnelle et, idéalement, du référentiel Qualiopi ? Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l’aise avec le suivi administratif et financier, la gestion de devis et factures ainsi que le suivi commercial ? 

Vous disposez d’un bon relationnel, d’une réelle aisance téléphonique et rédactionnelle et appréciez le contact avec différents interlocuteurs ? Vous savez instaurer une relation de confiance, travailler en équipe, coordonner plusieurs interlocuteurs et gérer plusieurs dossiers simultanément ? Votre autonomie, votre fiabilité, votre discrétion et votre esprit d’initiative seront de véritables atouts pour réussir dans ce poste. 
Nous vous proposons un contrat en CDD de 6 mois à temps plein. La rémunération associée est de 2000 € brute complétée par une prime annuelle. Prise de poste le 2 novembre.  
Alors n’hésitez plus, écrivez-nous un mail à l’adresse suivante : recrutement@ensemblier-defi.fr ! 

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Vous intégrerez un environnement professionnel polyvalent, au cœur de l’activité de formation, et serez en relation avec de nombreux interlocuteurs : formateurs, clients, entreprises, organismes de formation, OPCO et différents services internes.